Durch die Macht der Kommunikation haben bereits viele Menschen die Welt verändert. Hierzu zählen unter anderem John F. Kennedy, Martin Luther King und auch Mahatma Gandhi. Sie haben durch ihre kommunikativen Fähigkeiten Massen bewegt und weitreichende Veränderungen hervorgerufen.
In diesem Beitrag möchte ich auf die Erfolgsfaktoren der internen Kommunikation eingehen. Ich verrate Ihnen, wie auch Sie, mit einer systematischen Vorgehensweise die Kommunikation und damit die Zusammenarbeit positiv beeinflussen und sowohl Mitarbeiterzufriedenheit als auch Umsatzsteigerung herbeiführen.
Interne Kommunikation – eine Wiki-Definition
Während sich viele Unternehmen auf die externe Kommunikation fokussieren, wird die interne Kommunikation meist vernachlässigt. Doch was bedeutet interne Kommunikation? „Als interne Kommunikation wird die verbale und nonverbale Kommunikation zwischen Angehörigen einer bestimmten Gruppe oder Organisation verstanden, mit Sinn und Zweck der Optimierung organisatorischer Abläufe (Effizienz), Informationsverbreitung (Transparenz), Austausch (Dialog) sowie Motivation und Bindung.“ Es geht vor allem darum, wie verschiedene Ebenen miteinander kommunizieren, sodass der Informations- und Arbeitsfluss immer weiterläuft.
Man kann nicht nicht kommunizieren
Wie Paul Watzlawick bereits wusste, wirkt Kommunikation immer. Ob man nun direkt kommuniziert (Sprache) oder indirekt (Gestik, Mimik, Schweigen, Abwesenheit).
Aus diesem Grund ist es wichtig, die interne Kommunikation bewusst, gezielt und strukturiert zu steuern. Kommunikation darf nicht dem Zufall oder dem Flurfunk überlassen werden. Vor allem anstehende strukturelle Veränderungen bedürfen einer gut durchdachten Kommunikationsstrategie. Nur so kann sichergestellt werden, dass die richtigen Informationen, zur richtigen Zeit beim richtigen Empfänger ankommen.
Wird dies vernachlässigt kann es entweder zu Missverständnissen, Demotivation und innerer Kündigung bei Mitarbeitern führen.
Die Bedürfnisse der Mitarbeiter
Um die für ihr Unternehmen passende Kommunikationsstrategie zu finden, sollten Unternehmen zunächst in Erfahrung bringen, was die Bedürfnisse der Mitarbeiter sind. Diese sehnen sich in der Regel nach Anerkennung, wollen wertschätzend behandelt werden und Sinn sowie Mehrwert stiftende Aufgaben wahrnehmen. Des Weiteren wünschen sie sich Transparenz und Mitbestimmung, denn das gibt ihnen ein Gefühl der Sicherheit.
Das Sicherheitsbedürfnis wird in der Maslowschen Bedürfnispyramide als zweite Stufe des Modells beschrieben. Ausdruck der Sicherheitsbedürfnisse im Berufsalltag ist in erster Linie der Wunsch nach einem langen Arbeitsvertrag. Deshalb verbinden Mitarbeiter zurückgehaltene Informationen als wesentliche Bedrohung ihres Arbeitsverhältnisses. Somit auch der Wunsch nach zeitnaher und transparenter Kommunikation.
Wie sich die interne Kommunikation auf die Mitarbeiterzufriedenheit und den Unternehmenserfolg auswirkt
Je besser und reibungsloser der kommunikative Austausch umso besser und effizienter gestaltet sich die Zusammenarbeit. Denn Mitarbeiter, welche gut informiert sind, die Unternehmensziele kennen und in wesentliche Themen mit eingebunden werden, sind zum einen zufriedener (Bedürfnis gestillt, keine Bedrohung in Sicht) und zum anderen engagierter. Sie stehen hinter dem Unternehmen und seinen Zielen. Sie haben somit ein Interesse daran, ihren Beitrag zum Erfolg beizusteuern und suchen Lösungen, um dies zu erreichen. Gleichzeitig steigt die Identifikation sowie die Loyalität dem Unternehmen gegenüber, wodurch ein positives Arbeitsklima und der Nährboden für Erfolg geschaffen werden.
Kurz und praktisch: Leitfaden für eine strukturierte interne Kommunikation
Visualisieren IST:
Visualisieren Sie die aktuelle Kommunikationsinfrastruktur in Ihrem Unternehmen. Welcher Mitarbeiter ist wie mit welchen Kommunikationskanälen verknüpft?
Visualisieren SOLL:
Sollte die Ist-Situation einer erfolgsfördernden Konstellation widersprechen, so visualisieren sie nun die Soll-Situation. Dabei ist es zunächst wichtig, Ziele zu setzen. Über welche Kanäle sollen welche Botschaften an wen verteilt werden?
Zeit- und Maßnahmenplan: Erstellen Sie nun einen Zeit-, Maßnahmen- sowie Budgetplan für die Implementierung der neuen Kommunikationsstrategie.
Tools der internen Kommunikation
Der Werkzeugkasten der internen Kommunikation ist vielfältig und bietet für jedes Unternehmen die passenden Tools. Neben klassischen Medien wie der Mitarbeiterzeitung und dem Newsletter stellen Mitarbeitergespräche und Informationsveranstaltungen wichtige Säulen dar. Auch Top-Management Road-Shows sowie Workshops und Abteilungsbesprechungen werden sehr oft eingesetzt. Unterstützende Methoden können die Nutzung von Aushängen, Handbüchern sowie Guidelines sein. Wichtig bei der Auswahl und Durchführung ist es, auf die Einheitlichkeit der Inhalte zu achten. Eine Goldregel hierbei lautet: wählen Sie bekannte und einfache Kommunikationsmittel, um „einfache“ Informationen zu kommunizieren und wählen Sie außergewöhnliche Methoden, um Informationen weiterzugeben, die etwas mehr Aufmerksamkeit und auch Akzeptanz benötigen. Das kann beispielsweise die Einführung einer neuer Corporate Culture sein.
Kommunikation in Zeiten der Digitalisierung
Mittlerweile existieren viele digitale Tools, die in der internen Kommunikation Anwendung finden. Eines der ältesten und bekanntesten darunter ist mit Sicherheit das Intranet. Manch einer bezeichnet das Intranet sogar als tragende Säule der internen Kommunikation. Es dient nicht nur als Kommunikations- und Informationsplattform, sondern vor allem auch als Arbeitstool. Als Mitarbeiterportal bietet das Social Intranet einen effizienten unternehmensweiten Austausch und höchste Transparenz. Viele Unternehmen haben in ihr Intranet auch Blogs, Foren und Wikis integriert.
Neben dem Intranet gewinnen Video-Konferenzen, Webinare und Podcasts immer mehr an Bedeutung. Auch Instant Messaging ist sehr beliebt und kann für schnelle Abstimmungen sowie Hilfestellungen sehr praktisch. Chat-Apps unterstützen hierdurch einen schnellen und einfachen Informationsaustausch.
Fazit
Jedes Unternehmen sollte individuell für sich die passende Kommunikationsstrategie definieren. In diesem Zusammenhang ist auch immer darauf zu achten, dass Kommunikationsstrategie und die Unternehmenskultur Hand in Hand gehen.
Wichtig: Kommunizieren Sie stets authentisch, system- und situationsgerecht. Viel Erfolg!
SIVISIONS Consulting
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