Digitalisierung bedeutet so viel wie die Umwandlung analoger Informationen und Prozesse in digitale Formate mithilfe von neuen Technologien. Damit allerdings Prozesse durch neue Tools unterstützt werden können, müssen diese analysiert und in der Regel optimiert oder viel mehr an die sich verändernde Rahmenbedingungen angepasst werden. Die Analyse von Prozessen ist wiederum nur möglich, wenn Prozessdokumentationen vorliegen.
Bevor nun der Einsatz neuer IT-Lösungen erfolgen kann, ist es wichtig, sich mit dem Thema Prozessmanagement auseinander zu setzen.
Was ist ein Prozess?
Ein Prozess bezeichnet aufeinanderfolgende Aktivitäten, die von Menschen oder Maschinen ausgeführt werden, um die Ziele des Unternehmens oder der Organisation zu erreichen. Jeder Prozess wird durch ein Ereignis ausgelöst (Input) und liefert ein oder mehrere Ergebnisse (Output).
Was bedeutet Prozessmanagement und wozu dient es?
Das sogenannte Prozessmanagement stellt einen systematischen Ansatz zur Erfassung, Optimierung, Steuerung und kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen dar. Dabei stehen unter anderem die Effizienzsteigerung als auch die Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit im Fokus. Mithilfe des Prozessmanagements können Engpässe, Redundanzen und ineffiziente Abläufe schnell identifiziert und aufgelöst beziehungsweise verbessert werden.
Welche Bedeutung kommt dem Prozessmanagement im Rahmen der digitalen Transformation zu?
Effizienzsteigerung: Durch die Optimierung sowie Neugestaltung von Geschäftsprozessen im Rahmen der digitalen Transformation wird die Effizienz erheblich verbessert. Automatisierungstechnologien, Künstliche Intelligenz und weitere digitale Tools können Prozesse rationalisieren und beschleunigen.
Kulturwandel: Die digitale Transformation erfordert oft einen tiefgreifenden Kulturwandel innerhalb eines Unternehmens. Prozessmanagement kann dabei helfen, diesen Wandel zu unterstützen, indem es Transparenz schafft, Mitarbeiter einbezieht und die Zusammenarbeit fördert. Durch die Etablierung einer prozessorientierten Denkweise können Mitarbeiter besser verstehen, wie ihre Arbeit in den Gesamtkontext des Unternehmens passt, und sind eher bereit, neue digitale Tools und Technologien zu akzeptieren.
Kosteinsparung: Die Digitalisierung ermöglicht es Unternehmen, Kosten zu senken. Durch den Einsatz von Technologien können Ressourcen effizienter genutzt werden. Zum Beispiel können papierbasierte Prozesse durch digitale Dokumente und elektronische Workflows ersetzt werden, was den Bedarf an physischem Material und die damit verbundenen Kosten reduziert.
Verbesserte Datenverfügbarkeit und -analyse: Durch die Digitalisierung werden Geschäftsdaten in digitaler Form erfasst und gespeichert. Dies ermöglicht eine bessere Zugänglichkeit und Verfügbarkeit von Informationen. Unternehmen können Daten analysieren, um Erkenntnisse und Trends zu gewinnen, die bei der Entscheidungsfindung und der Optimierung von Geschäftsprozessen helfen.
Wettbewerbsfähigkeit: In einer zunehmend digitalisierten Geschäftswelt ist es wichtig, wettbewerbsfähig zu bleiben. Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse digitalisieren, können agiler und flexibler auf Marktveränderungen reagieren. Sie können Innovationen schneller umsetzen und sich an neue Technologien anpassen, um einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen.
Fazit: Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist daher ein wesentlicher Bestandteil der modernen Unternehmensführung und ermöglicht es Unternehmen, ihre Leistungsfähigkeit zu verbessern, Kosten zu senken und sich an die Anforderungen einer digitalen Welt anzupassen.
Ein Beitrag von:
Serdil Dogan | Expertin für die digitale Transformation
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